Entenda a diferença entre estar ocupado e ser produtivo

Entenda a diferença entre estar ocupado e ser produtivo

Você se considera ocupado ou produtivo no trabalho? Ficou difícil dizer a diferença entre essas duas palavras? Então a notícia que eu tenho para você hoje não é muito boa! Isso porque acumular mil itens na sua lista e terminar o dia com o sentimento de que você começou várias tarefas, sem conseguir terminar nenhuma, não significa ser produtivo, mas sim que você se ocupou de muitas coisas no dia, que talvez nem fossem tão prioridade assim.

Nesse caso, o que você precisa é organizar melhor o seu tempo, levando em consideração as tarefas e os projetos que são mais urgentes, o que demanda mais concentração e o que pode ser feito ao longo da semana. Você considera seu dia ocupado ou produtivo? A diferença entre elas, apesar de simples, é muito importante e faz muita diferença para as empresas.

Uma pessoa ocupada é aquela que fica o dia todo exercendo tarefas, nunca tem tempo para nada e, geralmente, têm rotinas tão corridas que tem até a saúde prejudicada, assim como a vida pessoal. Já uma pessoa produtiva é aquela que, com muitas ou poucas coisas para fazer, produz resultados. Esses resultados, além de contribuírem diretamente para o crescimento da empresa, são notados por todos ao redor e despertam a sensação de dever cumprido. Em resumo, a diferença entre uma pessoa produtiva e uma ocupada não está relacionada à quantidade de tarefas finalizadas, mas sim na qualidade da entrega de cada uma delas, estabelecendo uma relação direta com a forma que o profissional as executa.

Situações que ocupam seu dia e podem atrapalhar a sua produtividade

1. Muitas reuniões

As reuniões são, de certa forma, inevitáveis no trabalho. Porém, para evitar que você não consiga concluir suas tarefas e perca o foco, procure repensar o número de reuniões que você participa, se a sua presença é realmente relevante em todas elas, se a pauta de discussão proposta está sendo seguida ou se, ao final da reunião nenhuma decisão foi tomada. Além disso, nós podemos adotar uma prática da metodologia ágil, para tornar esse momento menos prejudicial para a sua produtividade.

Ao invés de fazer longas reuniões de acompanhamento, procure fazer reuniões curtas (de no máximo 10 minutos), em que todos ficam em pé: as famosas dailys. Dessa forma, todos compartilham de forma simples e objetiva o que fizeram no dia anterior, o que farão hoje e se precisam de ajuda ou de alguma informação de outro colega.

2. Acúmulo de tarefas

Você se orgulha de fazer muitas coisas ao mesmo tempo? Não se engane, ser multitarefa (ou saber fazer várias coisas) não é sinônimo de colocar todas as suas habilidades em prática ao mesmo tempo. Organize seu tempo para executar apenas uma tarefa de cada vez e você será muito mais produtivo. Estudos realizados pela universidade canadense McGill revelaram que quando tentamos realizar várias tarefas simultaneamente, na verdade, não realizamos mais de uma atividade ao mesmo tempo, mas alternando rapidamente entre elas. E essa troca é cansativa. Ele consome glicose oxigenada no cérebro,o mesmo combustível necessário para se concentrar nas tarefa.

Por isso, aqui vai uma dica para se concentrar de vez em uma tarefa: feche as abas do seu navegador que não estiverem sendo usadas (sobretudo das redes sociais) guarde o celular e, se possível, escute música com um fone de ouvido. Assim, quando precisar praticar o deep work, vai ficar mais fácil!

3. Só realizar tarefas triviais sem gestão do tempo

As tarefas pequenas e que, geralmente, são mais mecânicas, costumam ser concluídas rapidamente, porque são fáceis de serem executadas. Se, por um lado, elas podem parecer boas para te ajudar a construir um ritmo de trabalho produtivo, por outro elas podem indicar que você está sabotando as atividades mais complexas. Certifique-se de que você não está gastando todo o seu dia em coisas apenas triviais.

Dicas para ser mais produtivo

– Lista de tarefas: É muito importante ter ciência de tudo o que precisa ser realizado no dia. Por isso, criar uma lista de todas as atividades vai fazer com que você não deixe nada de lado. O aplicativo TO-DO, do Microsoft Office 365, faz isso de forma fácil e prática. E o melhor é que você tem tudo isso online, dá para acessar da sala de reunião, da sua casa ou da sua mesa de trabalho, resumindo, é uma plataforma de colaboração completa;

– Prioridades: Após analisar tudo o que precisa ser feito é hora de identificar quais são as principais e mais urgentes. Assim, você pode começar por elas e não perde nenhum prazo;

– Ferramentas: Além da organização de tarefas, é importante ter recursos disponíveis que te ajudem a ser ágil e eficaz. A Microsoft tem vários aplicativos que ajudam a otimizar tempo no dia a dia, como o Excel, para você que trabalha com planilhas, o Microsoft Power BI para quem tem que analisar informações importantes e relatórios, o Enterprise Mobility para a facilitar a vida da equipe de TI na hora de gerenciar muitos usuários e diversos outros que farão você não se perder em meio às demandas;

– Concentração: Não adianta ter tudo em mãos, mas não sentar e focar naquilo que você precisa entregar. Redes sociais, sites de vídeos, notícias etc. são a isca perfeita para que você se perca e não entregue algo de qualidade. Para conseguir fazer isso sem ficar muito exausto, pare 10 minutos a cada hora para você esvaziar a mente e relaxar. Assim, sua produtividade fica melhor ainda e o resultado só aumenta!

Compartilhe este post

Posts Relecionados

plugins premium WordPress